Buổi 3: Quản lý Tiến độ (Schedule Management) - TGO

Chi tiết bài học

Quản lý dự án chuyên nghiệp

ICI Technology

Hà nội, Ngày tháng năm 2026

Buổi 3: Quản lý Tiến độ

(Schedule Management)

ICITECH.NET

https://icitech.net

Nội dung chính

Phương pháp Đường găng - Critical Path Method

Nghệ thuật Ước lượng Thời gian

Từ WBS đến Danh sách Hoạt động (Activities)

Kỹ thuật Nén tiến độ (Schedule Compression)

Tổng kết và Hỏi đáp

ICI Technology Company ,. JSC

Bức tranh tổng quát

ICI Technology Company ,. JSC

●

Nội dung:

○

Buổi 2 chúng ta đã chốt "Sẽ làm GÌ" (Scope).

○

Hôm nay - Buổi 3: Trả lời câu hỏi "KHI NÀO xong?"

(Schedule).

○

Thông điệp: Tiến độ không phải là việc PM "bốc thuốc" hay

"đoán mò" một ngày hoàn thành để ép team làm. Nó là một

bài toán logic dựa trên dữ liệu.

ICI Technology Company ,. JSC

Từ WBS đến Danh sách Hoạt động (Activities)

ICI Technology Company ,. JSC

Phần 1: Từ WBS đến Danh sách Hoạt động

ICI Technology Company ,. JSC

●

Mục tiêu buổi học

○

Nội dung: Nắm được cách sắp xếp công việc, các kỹ thuật

ước lượng thời gian khoa học và làm chủ "Đường găng"

(Critical Path) để không bao giờ trễ deadline.

ICI Technology Company ,. JSC

WBS (Danh từ) -> Hoạt động (Động từ)

○

Biến các Gói công việc (Work Packages) ở tầng thấp nhất của WBS thành các

Hoạt động (Activities) cụ thể để có thể giao việc.

○

Điểm cần nhấn mạnh: WBS mô tả "Sản phẩm bàn giao" (Danh từ). Hoạt động

mô tả "Hành động" (Động từ).

○

Ví dụ trực quan:

■

WBS: "Module Đăng nhập" (Danh từ).

■

Hoạt động: "Thiết kế UI màn hình đăng nhập", "Viết API xác thực", "Test

luồng đăng nhập" (Động từ).

ICI Technology Company ,. JSC

Xác định Trình tự công việc (Sequence Activities)

○

Công việc nào làm trước, công việc nào làm sau? Không phải mọi thứ đều

có thể làm cùng lúc.

○

4 Mối quan hệ logic (Phép phụ thuộc - PDM):

■

Finish-to-Start (FS - Phổ biến nhất): A xong thì B mới được bắt đầu.

■

Start-to-Start (SS): A bắt đầu thì B mới được bắt đầu.

■

Finish-to-Finish (FF): A xong thì B mới được xong.

■

Start-to-Finish (SF - Hiếm gặp).

○

Ví dụ trực quan: Viết xong API (A) thì mới có thể tích hợp Frontend (B) ->

Đây là Finish-to-Start (FS). Code Frontend (A) và Code Backend (B) có thể

bắt đầu cùng ngày -> Đây là Start-to-Start (SS).

ICI Technology Company ,. JSC

Các loại ràng buộc phụ thuộc

■Ràng buộc bắt buộc (Mandatory): Do bản chất vật

lý/kỹ thuật (Phải dựng server xong mới deploy code

được).

■Ràng buộc tùy ý (Discretionary): Do Best-practice của

team (Thích code xong hết mới test, dù có thể test

cuốn chiếu).

■Ràng buộc bên ngoài (External): Phụ thuộc đối tác,

API bên thứ 3.

ICI Technology Company ,. JSC

Phần 2: Nghệ thuật Ước lượng Thời gian

ICI Technology Company ,. JSC

Ước lượng không phải là đoán mò

ICI Technology Company ,. JSC

Kỹ thuật 1 - Ước lượng Tương tự (Analogous Estimating)

○

Lấy số liệu thực tế từ một dự án/công

việc cũ tương tự trong quá khứ để áp cho

hiện tại.

○

Ưu/Nhược: Nhanh, ít tốn kém nhưng độ

chính xác thấp nhất.

○

Ví dụ: "Dự án trước mình làm tính năng

Giỏ hàng mất 3 ngày. Tính năng Giỏ hàng

của app này na ná vậy, anh em cứ báo 3

ngày nhé."

ICI Technology Company ,. JSC

Kỹ thuật 2 - Ước lượng Tham số (Parametric Estimating)

ICI Technology Company ,. JSC

Kỹ thuật 2 - Ước lượng Tham số (Parametric Estimating)

○

Dùng thuật toán tính toán dựa trên dữ liệu lịch sử và các

thông số dự án.

○

Ưu/Nhược: Chính xác hơn rất nhiều, nhưng cần có cơ sở dữ

liệu định lượng chuẩn.

○

Ví dụ: Dữ liệu team cho thấy code 1 màn hình CRUD cơ bản

mất 4 giờ. Dự án này có 10 màn hình -> Tính ra mất 40 giờ.

ICI Technology Company ,. JSC

Kỹ thuật 3 - Ước lượng 3 điểm (Three-Point Estimating / PERT)

○

Áp dụng khi công việc có nhiều rủi ro hoặc chưa từng làm. Tính

trung bình trọng số của 3 kịch bản:

■

(O) Lạc quan - Mọi thứ hoàn hảo.

■

(M) Khả thi nhất - Mức bình thường.

■

(P) Bi quan - Bug ngập tràn, server sập.

○

Công thức PERT: Thời gian = (O + 4M + P) / 6

○

Điểm cần nhấn mạnh: Kỹ thuật này giúp trung hòa sự quá tự tin

của Dev (thường đưa số rất lạc quan) và sự lo xa quá mức.

ICI Technology Company ,. JSC

Kỹ thuật 3 - Ước lượng 3 điểm (Three-Point Estimating / PERT)

ICI Technology Company ,. JSC

Thực hành tính PERT nhanh

○

Hỏi Dev: "Tích hợp cổng thanh toán mất bao lâu?".

■

Dev: Bình thường em làm mất 3 ngày (M=3). Trơn tru thì 2

ngày (O=2). Nhưng nếu tài liệu API của đối tác viết lởm,

bên đó support chậm thì mất tới 10 ngày (P=10).

■

Tính PERT = (2 + 4*3 + 10) / 6 = 24 / 6 = 4 ngày. PM lấy

con số 4 ngày này để lập lịch.

ICI Technology Company ,. JSC

Phần 3: Phương pháp Đường găng - Critical Path Method

ICI Technology Company ,. JSC

Định nghĩa

ICI Technology Company ,. JSC

Sơ đồ mạng lưới dự án (Network Diagram)

○

Ghép các hoạt động (đã tính thời gian) vào các mối quan hệ (FS, SS...) để tạo thành một

mạng lưới từ đầu đến cuối dự án.

ICI Technology Company ,. JSC

Đường găng (Critical Path) là gì?

○Nội dung:

■Là con đường dài nhất xuyên suốt mạng lưới dự án.

■Nó xác định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự

án.

○Điểm cần nhấn mạnh (Rất hay nhầm lẫn): Đường găng là

đường dài nhất (về mặt thời gian cộng dồn), nhưng lại

quyết định thời gian dự án kết thúc. Chậm 1 ngày trên

đường găng = Dự án chậm 1 ngày.

ICI Technology Company ,. JSC

Ví dụ về Đường găng (Nấu ăn)

○

Ví dụ trực quan: Tranh thủ buổi sáng làm đồ ăn.

■

Đường 1: Bật máy pha cafe (Mất 5 phút).

■

Đường 2: Nướng bánh mì (Mất 3 phút).

■

Đường 3: Chiên trứng (Mất 7 phút).

○

Ba việc này làm song song. Đường găng ở đây là "Chiên

trứng" (7 phút). Bánh mì hay cafe có chậm 1-2 phút thì tổng

thời gian bữa sáng vẫn là 7 phút. Nhưng nếu chiên trứng

cháy phải làm lại (thành 10 phút), cả bữa sáng sẽ bị chậm

thành 10 phút.

ICI Technology Company ,. JSC

Độ trễ/Thời gian dự trữ (Float / Slack)

○Là khoảng thời gian một công việc có thể bị chậm trễ mà

không làm ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án.

○Mọi công việc nằm trên Đường găng đều có Float = 0.

○Ví dụ (tiếp tục bữa sáng): Bánh mì nướng xong trong 3

phút, bữa sáng là 7 phút. Vậy việc nướng bánh mì có

Float là 4 phút. Có thể vừa nướng vừa lướt điện thoại

chậm 4 phút cũng không sao.

ICI Technology Company ,. JSC

Tại sao PM phải sống chết bảo vệ Đường găng?

○

PM không cần phải giám sát vi mô (micromanage) mọi task mỗi ngày. PM

chỉ cần tập trung mọi nguồn lực tốt nhất, dev xịn nhất cho các task nằm trên

Đường găng.

ICI Technology Company ,. JSC

Phần 4: Kỹ thuật Nén tiến độ (Schedule Compression)

ICI Technology Company ,. JSC

Dự án cháy tiến độ, PM phải làm gì?

Sếp yêu cầu hoàn thành trong 3 tháng, nhưng vẽ sơ đồ Đường găng

ra mất 4 tháng. Làm sao để rút ngắn mà không cắt bớt phạm vi

(Scope)? Có 2 vũ khí.

ICI Technology Company ,. JSC

Vũ khí 1 - Fast Tracking (Làm song song)

○

Đưa các công việc vốn dĩ làm tuần tự (Finish-to-Start) chuyển sang

làm song song (Start-to-Start).

○

Đánh đổi: Tăng Rủi ro (Risk) và Phải làm lại (Rework).

○

Ví dụ trực quan: Thay vì đợi Designer vẽ xong toàn bộ UI App rồi Dev

mới code. Ta áp dụng Fast Tracking: Designer vẽ xong màn hình

Home, Dev lao vào code luôn màn Home trong khi Designer vẽ tiếp

màn Profile. Rủi ro là nếu sau này Designer đổi style chung, Dev sẽ

phải đập đi code lại.

ICI Technology Company ,. JSC

Vũ khí 2 - Crashing (Gia tăng nguồn lực)

○

Đổ thêm tiền hoặc thêm người vào các hoạt động trên

Đường găng để làm nhanh hơn.

○

Đánh đổi: Tăng Chi phí (Cost).

○

Ví dụ trực quan: Cho team OT cuối tuần (trả lương gấp đôi)

hoặc thuê thêm 2 bạn freelancer Senior nhảy vào hỗ trợ

code backend. Đốt thêm tiền để mua lại thời gian.

ICI Technology Company ,. JSC

Lựa chọn kỹ thuật nào?

■

Nếu dự án không có dư tiền: Dùng

Fast Tracking (Chấp nhận rủi ro

Rework).

■

Nếu dự án không được phép rủi ro

sai sót nhưng có ngân sách: Dùng

Crashing.

ICI Technology Company ,. JSC

Phần 5: Tổng kết & Hỏi đáp

ICI Technology Company ,. JSC

Tóm tắt bài học

○Hoạt động (Động từ) sinh ra từ WBS (Danh từ).

○Cân nhắc dùng công thức PERT để ước lượng khách quan

hơn.

○Đường găng (Critical Path) là sinh mệnh của tiến độ, có

Float = 0.

○Fast tracking (Tăng rủi ro) vs Crashing (Tăng chi phí).

ICI Technology Company ,. JSC

ITTO

ICI Technology Company ,. JSC

Q&A

Hỏi đáp & Thảo luận mở.

Ví dụ:

"Mọi người nghĩ sao về câu nói: 'Thêm 1 người vào dự án phần mềm đang trễ

hạn sẽ chỉ làm nó trễ hạn thêm' (Định luật Brooks)? Câu nói này liên quan gì đến

kỹ thuật Crashing chúng ta vừa học?"

ICI Technology Company ,. JSC

Ví dụ trực quan

Chúng ta hãy lấy ví dụ về một dự án thực tế: "Tổ chức

một sự kiện ra mắt sản phẩm mới".

ICI Technology Company ,. JSC

Thank you for listening